В части архивного дела:

В области обеспечения сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации основные усилия архивных учреждений области были сосредоточены на совершенствовании организации хранения и создании оптимальных условий для обеспечения сохранности документов, улучшении их физического состояния, сбалансированности основных и вспомогательных учетных документов.

Проведен комплекс работ:

- по обеспечению нормативных режимов хранения, проверки наличия и состояния архивных документов, улучшению их физического состояния, организации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

- по созданию нормативного комплекта описей, электронных копий фонда пользования на особо ценные и интенсивно используемые документы;

- по поддержанию в рабочем состоянии инженерно-технических коммуникаций, укреплению пожарной безопасности помещений архивов, велись наблюдения за температурно-влажностным режимом.

Особое внимание уделялось приему на постоянное хранение документов, хранящихся в организациях сверх установленного срока, а также от ликвидированных организаций.

За 2018 год на государственное хранение в архивы принято около 16,5 тысяч единиц постоянного хранения.

В соответствии с Административным регламентом исполнения государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации» на заседаниях экспертно-проверочной комиссии управления ЗАГС и архивов Липецкой области рассмотрены описи 747 организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов. В состав Архивного фонда Российской Федерации включено свыше 18 тысяч единиц постоянного хранения.

Первостепенное внимание государственными и муниципальными архивами было уделено повышению эффективности работы по обеспечению органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций архивной информацией, своевременному и качественному исполнению социально-правовых запросов организаций и граждан, в том числе поступающих из-за рубежа.

За 2018 г. государственными и муниципальными архивами области исполнено свыше 51 тысяч запросов социально-правового характера и 3184 тематических запроса. Работа по исполнению запросов проводилась в тесном взаимодействии с органами Пенсионного фонда Российской Федерации (40,7 тыс. запросов исполнено с использованием программы VipNet-Клиент, что составляет 79,5% от общего количества).

Государственным архивом Липецкой области исполнено 22 генеалогических запросов.

В соответствии с ежегодными планами проведения проверок на 2018 год, согласованными с прокуратурой Липецкой области отделом организации и контроля деятельности архивов управления ЗАГС и архивов Липецкой области проведена проверка ГОБ ПОУ «Задонский политехнический техникум» по соблюдению архивного законодательства, архивных отделов Воловского, Данковского, Лев Толстовского муниципальных районов и архивного управления администрации г. Липецка по исполнению переданных государственных полномочий в сфере архивного дела.

Во исполнение постановлений администрации Липецкой области от 23.08.2012 № 341 «Об утверждении порядка осуществления контроля за деятельностью областных бюджетных, казенных и автономных учреждений» и от 26.12.2014 № 549 «Об утверждении Порядка осуществления главными распорядителями (распорядителями) средств областного бюджета, главными администраторами (администраторами) доходов областного бюджета, главными администраторами (администраторами) источников финансирования дефицита областного бюджета внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита» проведены выборочные документарные проверки финансово-хозяйственной деятельности и оценка качества предоставления государственных услуг (выполняемых работ) ОКУ «Государственный архив новейшей истории Липецкой области» и ОКУ «Государственный архив документов по личному составу Липецкой области» за 2017 год.

В дальнейшем архивными учреждениями Липецкой области продолжится выполнение основных направлений развития архивного дела по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в интересах граждан, общества и государства.

В сфере регистрации актов гражданского состояния:

Органами ЗАГС Липецкой области в 2018 году составлено 41  622 актовые записи. Из них: о рождении – 11 018; о смерти – 16 654; о заключении брака – 7 168; о расторжении брака – 4 829; об усыновлении (удочерении) – 95; об установлении отцовства - 1434; о перемене имени – 424.

Специалистами органов ЗАГС области совершено 83 131 иных  юридически значимых действий,     проставлено 314 штампов «апостиль».

При осуществлении международной правовой помощи в части регистрации актов гражданского состояния в 2018 году органами ЗАГС Липецкой области исполнены 522 запроса (поручения) об истребовании личных документов (справок), из них 320 через управление ЗАГС и архивов Липецкой области.

Сотрудниками органов ЗАГС Липецкой области ведется активная работа по переводу актовых записей, составленных с 1926 года по 1 апреля 2015 года, в электронный вид, с 01.10.2019 г. органы ЗАГС Липецкой области приступили к работе  в ФГИС «ЕГР ЗАГС».

В 2018 году:

- регулярно обновляется программное обеспечение ПАК ЗК ЕГР ЗАГС всеми органами ЗАГС Липецкой области, при этом сотрудники органов ЗАГС принимают активное участие в исправлении ошибок и внесении изменений и дополнений в ЕГР ЗАГС через сайт технической поддержки пользователей ФГИС ЕГР ЗАГС;

- для предоставления государственных услуг в Федеральной государственной информационной системе «ЕГР ЗАГС» были настроены и подключены принтеры в каждом органе ЗАГС Липецкой области;

- осуществлялся выезд сотрудников управления в органы ЗАГС муниципальных образования для оказания технологической и методологической помощи в целях обеспечения эффективной работы по переводу актовых записей в электронный вид, а также по работе в ФГИС «ЕГР ЗАГС»;

- проведены семинары с сотрудниками органов ЗАГС с участием разработчиков программного обеспечения, представителей Федеральной налоговой службы России, территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации на которых рассматривались вопросы, связанные с работой в ФГИС «ЕГР ЗАГС», а также с переводом актовых записей с бумажных носителей в электронный вид и их дальнейшей передаче в ФГИС «ЕГР ЗАГС»;

- заключен государственный контракт на выполнение работ по разработке и внедрению механизма, обеспечивающего конвертацию (преобразование) записей актов гражданского состояния с бумажных носителей в форму электронного документа, конвертацию из комплексной системы автоматизации органов ЗАГС Липецкой области, подписание электронной подписью и передачу в ФГИС «ЕГР ЗАГС»;

- в органах ЗАГС Липецкой области установлен модуль оцифровки и двойного ввода актовых записей.

На 01.01.2019 года в электронную форму переведены 4 344 939 актовых записей, из них за 12 месяцев 2018 года – 1 911 597 актовых записей.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 03.03.2017 № 254 «Об утверждении Правил перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)» в случае утери, порчи или невозможности прочтения первого экземпляра записи акта гражданского состояния конвертации (преобразованию) в форму электронного документа подлежит второй экземпляр такой записи акта гражданского состояния с указанием данного факта в электронном документе управлением проведена сверка первых и вторых экземпляров актовых записей в Хлевенском, Воловском и Усманском муниципальных районах,

В ходе сверки выявлено 807 вторых экземпляров актовых записей, подлежащих переводу в электронный вид.

Проведение мероприятий, направленных на повышение престижа семьи и семейных ценностей, также являлось одной из задач 2018 года.  Органы ЗАГС Липецкой области принимают все усилия для ее выполнения, организовывая  и участвуя в мероприятиях, направленных на повышение престижа семьи. Традиционно органы ЗАГС являются одними из основных организаторов проведения следующих мероприятий: обряд «Имянаречение»; торжественной регистрации новорожденных; дня защиты детей; Дня матери; разнообразных чествований многодетных семей; праздника «День семьи, любви и верности»; проекта «Азбука семейного воспитания»; вручения поздравительных писем от глав муниципальных образований области родителям, у которых родился ребенок.

Наиболее яркими мероприятиями, проводимыми органами ЗАГС Липецкой области являются: чествование близнецов «Гляжу в тебя как в зеркало» (управление ЗАГС администрации г. Липецка); оказание практической помощи населению по вопросам семейного права с выездом в сельские населенные пункты (отдел ЗАГС администрации Данковского муниципального района); участие в работе клуба «Счастливая семья» (отдел ЗАГС администрации Добринского муниципального района).

В соответствии с постановлением администрации Липецкой области от 20 апреля 2016 года № 184 «Об учреждении Поздравительного адреса администрации Липецкой области супружеским парам в связи с юбилеем совместной жизни» за год подписаны и вручены 160 поздравительных адресов администрации Липецкой области. Наибольшее количество поздравительных адресов вручено в Данковском муниципальном районе – 32, Становлянском муниципальном районе – 24, Измалковском муниципальном районе – 18, Долгоруковском муниципальном районе – 17. Реализация вышеуказанных мероприятий направлена на пропаганду семейных ценностей среди населения Липецкой области, повышение престижа семьи.

Основными задачами управления ЗАГС и архивов Липецкой области по-прежнему являются:

• 1. Соблюдение норм законодательства, регулирующего архивную сферу и сферу государственной регистрации актов гражданского состояния.
• 2. Наполнение электронного архива записей актов гражданского состояния Липецкой области.
• 3. Проведение мероприятий, направленных на повышение престижа семьи и семейных ценностей.
• 4. Четкое исполнение последовательности административных процедур административных регламентов.
• 5. Осуществление электронного межведомственного взаимодействия с заинтересованными ведомствами при безусловном соблюдении срока предоставления информации.
• 6. Работа с Единым порталом государственных услуг.
• 7. Повышение качества проведения торжественной государственной регистрации заключения брака.
• 8. Для обеспечения сохранности архивных документов, надлежащего исполнения переданных государственных полномочий и учитывая перегруженность архивохранилищ в муниципальных архивах органам местного самоуправления Липецкой области обратить внимание на необходимость выделения дополнительных помещений для планового приема документов и документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов сверх установленного срока.