В дореволюционной России регистрация рождения, бракосочетания и смерти находилась в ведении Русской православной церкви и осуществлялась в рамках совершения религиозных обрядов. Записи вносились в метрические книги.

"Самая ранняя метрика, известная нам, - отрывок из книги записи погребений и крещений московского Донского монастыря за 19 мая – 31 декабря 1703 года. В ОКУ «Государственный архив Липецкой области» - метрическая книга Успенской церкви села Черепяни Лебедянского уезда за 1759 год."

20-е годы XVIII века стали временем начала активного формирования, становления и распространения метрических книг на территории всей России.

С 1721 года по Указу Петра I церковные учреждения были включены в систему государственных органов России и все православное население Российской империи приписано к церковным приходам по месту проживания. Церковная реформа, проводимая в тот период в Российской империи, во многом способствовала исполнению законов, регулирующих вопросы семейного права и регистрации записи актов гражданского состояния. В своей деятельности духовные органы руководствовались Полным собранием законов Российской империи, указами императоров и определениями священного Синода. Церковное делопроизводство осуществлялось духовными причтами храмов, канцеляриями духовных правлений и консисторий (учреждение с церковно-административными и судебными функциями).

В мае 1722 года «Прибавлениями к Духовному регламенту» было установлено обязательное повсеместное ведение метрических книг в Российской империи, о чем в пункте 29 «Прибавлений» говорилось так: «Должны же отселе священницы иметь всяк у себя книги, которые обычне нарицаются метрики, то есть книги записные».

Важный для развития метрик синодский указ от 23 ноября 1779 года «Об исправном содержании метрических книг во всех приходских церквах» повторил норму ведения метрических книг в двух экземплярах и обязательность наличия книг, как в приходах, так и в духовных консисториях.

Формуляр метрических книг окончательно был утвержден в 1838 году. Состояла метрическая книга из трех частей, содержащих сведения:

- о рождении – дата рождения и крещения, имя и фамилия, место жительства и вероисповедание родителей и крестных родителей, законность и незаконность рождения;

- о браке – дата венчания, имя, фамилия, место жительства, вероисповедание жениха и невесты, в каком возрасте вступают в брак, фамилии и имена свидетелей;

- о смерти – имя, фамилия, место жительства, возраст умершего, дата и причина смерти, место захоронения.

Велись метрические книги в церковных приходах до 1918 года (в некоторых районах до 1926 года).

"На хранении в ОКУ «Государственный архив Липецкой области» находится более 6 тысяч метрических книг за 1759-1926 гг. Некоторые из них отнесены к особо ценным документам. Это метрические книги, которые содержат актовые записи о рождении: Георгия Валентиновича Плеханова, писательницы Марии Александровны Вилинской (Марко Вовчок), министра внутренних дел России Александра Николаевича Хвостова, археографа, издателя, биографа, историка литературы Николая Платоновича Барсукова; о бракосочетании: родителей первого наркома здравоохранения РСФСР Николая Александровича Семашко и др."

После Октябрьской революции положение в сфере регистрации актов гражданского состояния изменилась. Советское государство стремилось установить монопольное право гражданской власти на данную область. С этой целью новое правительство начало реформу семейного законодательства.

18 декабря 1917 года ВЦИК и СНК РСФСР был издан декрет «О гражданском браке, детях и о ведении книг актов гражданского состояния», который постановил, что только гражданский брак является обязательным и влекущим за собой правовые последствия. Однако в примечании к документу было указано, что «церковный брак наряду с обязательным гражданским является частным делом брачующихся». В Декрете прописывались правила вступления в брак. В частности, упоминалось о том, что гражданам, желающим вступить в брак, необходимо подать заявление в отделы записей браков и рождений при земских управах.

19 декабря 1917 года вышел декрет ВЦИК и СНК РСФСР «О расторжении брака». Согласно этому документу бракоразводные дела изымались из компетенции судов духовных консисторий и передавались в ведение местных судов.

Декреты четко установили условия и порядок регистрации рождения и смерти, заключения и расторжения брака. Принятие данных документов коренным образом изменило старый порядок регулирования брачно-семейных отношений. После принятия 23 января 1918 года декрета «Об отделении церкви от государства и школы от церкви», церковь была отстранена от регистрации актов гражданского состояния. Стала формироваться новая ведомственная структура государственного управления – отделы записей актов гражданского состояния. Вместе с тем, в некоторых регионах страны из-за отсутствия тщательно разработанных инструкций органы ЗАГС и приходские храмы работали параллельно вплоть до начала 20-х годов.

4 января 1918 года Наркомом юстиции РСФСР была издана «Инструкция об организации отделов записей браков и рождения», призванная претворить в жизнь положения декрета от 18 декабря 1917 года. Данная инструкция утвердила немедленное создание отделов записей браков и рождений при волостных, уездных и городских управах и определила их основные цели, задачи, функции и состав.

3 июня 1918 года Советом Народных Комиссаров г. Ельца и уезда опубликован декрет следующего содержания: «Во исполнение Декрета Центрального Совета Народных Комиссаров от 18 декабря года, коим гражданский брак в Федеративной Республике признан обязательным, церковный же брак – частным делом брачующихся, объявляется во всеобщее сведение:

1) Заключение гражданских браков, ведение книг о детях и актов состояния производится в отделах: а) в городе при Комиссариате Внутренних Дел, б) в уезде – при местных Волостных или Сельских Советах;

2) О рождении ребенка подлежащему отделу обязаны заявить или его родители, или один из них, или лица, на попечении коих за смертью родителей остался новорожденный ребенок;

3) О смерти лица подлежащему отделу обязаны заявить судебные или административные власти, или лица, на попечении коих находился умерший;

4) Учреждениям, ведающим кладбищами, запрещается препятствовать погребению в черте кладбища по обряду гражданских похорон;

5) Всем духовным и административным лицам и учреждениям, коим ранее была подведомственная регистрация браков, рождений и смерти по обрядам каких бы то ни было вероисповедных культов, немедленно эти регистрационные  книги для надлежащего хранения передать в подлежащие отделы. Регистрационные книги передаются: в городе – в отдел записей браков к 15 июня с.г. нового стиля, а в уезде по усмотрению и распоряжению местного Совета в подведомственный отдел не позднее как к 1 июля с.г. нового стиля».

В 1918-1919 годах были намечены меры к изъятию из церквей метрических книг и размещению их в архивах при  отделах ЗАГС. Возник вопрос о дате признания официальности и законности метрических актовых записей и церковных определений о расторжении брака.

22 октября 1918 года на заседании ВЦИК был принят первый советский кодекс – «Кодекс законов об актах гражданского состояния, брачном, семейном и опекунском праве», который действовал до 1926 года. Он окончательно закрепил ведение актов гражданского состояния как исключительное право органов государственной власти, а именно: отделов записей гражданского состояния. По Кодексу законными признавались церковные и религиозные браки, заключенные до 20 декабря 1917 года.

14 октября 1919 года Центрозагс разослал по ведомству циркуляр о законной мере метрических свидетельств. Признавались законными все документы о рождении, смерти и разводах, выданные религиозными или соответствующими им организациями не позднее 31 декабря 1917 года.

В этот период между причтами и органами ЗАГС шла оживленная переписка по вопросам передачи документов о регистрации актов гражданского состояния и выдачи повторных документов. И только в конце 20-х годов архивы метрических книг были почти полностью переданы на хранение отделам ЗАГС. Остальные документы поступили на хранение в центральные и местные государственные архивы.

Не везде данный процесс носил мирный характер.

"В Чернавской волости Кирсановского уезда Тамбовской губернии в конце ноября 1918 года наблюдалось крестьянское волнение после издания 21 ноября Кирсановским УИКом распоряжения о передаче метрических книг из приходских церквей и монастырей в ведение волостных Советов."

Нормативные акты по вопросам деятельности отделов ЗАГС принимались Наркоматом юстиции, Наркоматом внутренних дел, Главархивом и др. Общее руководство органами ЗАГС РСФСР осуществлял Центральный отдел ЗАГС при НКВД РСФСР, который разработал организационную структуру ведомственной и территориальной подчиненности и соподчиненности органов ЗАГС. Сеть органов ЗАГС состояла из окружных и местных отделов ЗАГС при волостных, городских и районных органах управления.

Отделы ЗАГС вели книги: записей рождений, записей смертей, записей отсутствующих, записей браков, записей разводов, заявлений о происхождении зачатых детей, записей лиц, изменивших фамилии и прозвища, и алфавит к ним.

Сначала регистрация проводилась при нотариальных отделах Советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов. В 1918 году при исполкомах создаются отделы управления, в ведение которых переходит постановка всего дела записей актов гражданского состояния. Постановлением ВЦИК от 3 ноября 1923 года отделы управления ликвидированы, а административно-исполнительные функции, в том числе касающихся записей актов гражданского состояния, сосредотачиваются в уездных управлениях милиции, в волостях функционировали районные управления милиции.

На основании Декрета Совета Народных Комиссаров Московской области от 28 марта 1918 года в Липецке с 15 июня 1918 года начал функционировать нотариальный отдел при Совете рабочих и крестьянских депутатов, на который была возложена регистрация актов гражданского состояния.

«За время со дня открытия нотариального отдела и по 1 января 1919 года зарегистрировано: рождений – 84, браков – 148, смертей – 66, разводов – 1 и перемена фамилии – 1, и с 1 января по день упразднения нотариального отдела зарегистрировано: рождений – 39, браков – 88, смертей –105 и перемена фамилии – 1.

Оплата гербовым сбором справок и выписей из книг записей актов гражданского состояния производилась в один рубль».

С упразднением нотариального отдела с 1 марта 1919 года начал функционировать отдел гражданской регистрации при Липецком уездном Совете рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов. Отдел был организован постановлением президиума Липецкого уисполкома от 25 февраля 1919 года:

«Исходя из необходимости сохранения государственных средств, образовать для города Липецка при исполкоме один местный отдел гражданской регистрации, председателем которого назначить заведующего до сего времени нотариальным отделом ».

23 мая 1919 года отдел гражданской регистрации при Липецком уездном Совдепе сообщал Тамбовскому окружному отделу записей гражданского состояния, что в Липецком уезде организовано 15 местных отделов регистрации.

Письмо Раненбургского городского местного отдела записей гражданского состояния в Раненбургский информационно-инструкторский подотдел от 23 сентября 1919 года:

«Отдел сообщает, что деятельность Отдела записей актов гражданского состояния за первое полугодие 1919 года выразилась в следующем: 1) ведутся книги записей рождений, браков и смертей в двух экземплярах; 2) три алфавитных книги; 3) зарегистрировано: рождения – 93, браков – 67, смертей – 369; 4) выдано выписок из книги 1919 года: рождений – 93, браков – 67, смертей – 369; 5) прошло номеров по входящему журналу – 977, по исходящему – 1203. Кроме того выдаются метрические выписки из книг прежней церковной записи».

Из отчета о работе подотдела записей актов гражданского состояния при Усманском уездном отделе управления за январь-октябрь 1921 года:

«Уездный городской отдел записей гражданского состояния открыл свою работу с 4 июня 1920 года. С этого же времени организованы отделения при волисполкомах. Задача данного подотдела – учет всех случаев народо движения уезда, то есть рождений, браков, разводов и проч., но чтобы ни один случай движения не мог ускользнуть от регистрации в гражданском органе. Тамбовским губисполкомом в июне месяце 1920 года было издано обязательное постановление за № 67, в силу которого без выписки и зарегистрации ни один священный служитель не имеет права совершать церковные обряды. Всего за январь - ноябрь месяцы зарегистрировано актов: по уезду – 17223 (рождений – 5499, смертей – 8562, браков – 88, разводов – 88); по городу – 1205 (рождений – 175, смертей – 937, браков – 85, разводов – 6, изменений фамилий – 2). Всего – 18428.

Случаев нарушения обязательного постановления № 67 служителями культа было 3, за что на них в порядке же данного постановления был наложен арест в административном порядке. По всем заключаемым актам давались соответствующие выписи. Причем из приведенных цифровых данных не лишнее отметить, что смертность по уезду на 45 % превышает рождаемость».

В соответствии с Постановлением III сессии ВЦИК от 19 ноября 1926 года уездные управления милиции реорганизуются в административные отделы исполкомов уездных Советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов, в состав общих подотделов которых вошли бюро ЗАГС.

Обеспечение сохранности метрических книг находилось под пристальным вниманием местных органов Советской власти.

28 апреля 1927 года президиум Рязанского губисполкома предложил всем уисполкомам:

«1. Принять самые решительные меры к изысканию средств для приведения в порядок хранилищ, как старых метрических, так и новых регистрационных книг.

2. Вменить в обязанность уездным, волостным и сельским органам ЗАГС хранить метрические и актовые книги в отдельных помещениях, обязательно в особых шкафах и под замком.

3. Изыскать наиболее реальные меры к ограждению этих книг от пожаров».

В связи с новым административным делением в 1928 году вместо ликвидированных губернских и уездных административных отделов были образованы областные, окружные и районные административные отделы в составе исполкомов соответствующих Советов. Местные отделы ЗАГС были организованы при райисполкомах и сельсоветах.

В июле 1934 года органы ЗАГС, как ведомство, хранящее первостепенную информацию по текущему учету населения, были включены в структуру Народного комиссариата внутренних дел. Все сотрудники отделов ЗАГС приобретают милицейские чины, начальники отделов становятся лейтенантами. В соответствии с приказом НКВД СССР от 27 августа 1937 года руководство работой органов ЗАГС по Союзу ССР стал осуществлять Отдел Актов Гражданского Состояния НКВД СССР. Работой органов, регистрирующих акты гражданского состояния  в союзных и автономных республиках, в краях и областях руководили отделов актов гражданского состояния НКВД союзных и автономных республик и соответствующих краевых и областных управлений ЗАГС.

После Великой Отечественной войны требовалось коренным образом перестроить работу органов ЗАГС. В 1946 году вышло постановление СНК РСФСР «О мероприятиях по упорядочению регистрации актов гражданского состояния».

В 1954 году в связи с образованием Липецкой области был создан областной архив ЗАГС. Решением исполкома Липецкого областного Совета депутатов трудящихся  от 15 июля 1954 года его начальником утверждена Черкашина Валентина Ивановна.

7 июня 1957 года Совет Министров РСФСР принимает постановление «Об организации руководства ЗАГСами». В штатах Совета Министров автономных республик, крайисполкомов, облисполкомов и горисполкомов городов республиканского подчинения были утверждены должности инспекторов по ЗАГСам для руководства и контроля за работой органов ЗАГС. Методическое руководство ЗАГСами возложено на Министерство юстиции РСФСР. Решением исполкома Липецкого областного Совета депутатов трудящихся от 26 июня 1957 г. это постановление доведено до сведения районных и городских Советов.

Решениями исполкома Липецкого областного Совета депутатов трудящихся от 24 июля 1957 года и от 7 мая 1958 года при облисполкоме были утверждены должности инспектора и старшего инспектора ЗАГСов.

Решением четвертой сессии Липецкого областного Совета народных депутатов XVI созыва от 28 декабря 1977 года образован отдел записи актов гражданского состояния (ЗАГС) исполкома областного Совета народных депутатов.

Решением исполкома Липецкого областного Совета народных депутатов от 2 января 1978 года № 1 освободить от обязанностей начальника областного архива ЗАГСа Черкашину Валентину Ивановну в связи с уходом на пенсию.

Решением исполкома Липецкого областного Совета народных депутатов от 2 января 1978 года № 2 возложить исполнение обязанностей заведующего отделом записи актов гражданского состояния облисполкома на Медведеву Валентину Степановну.

Решением девятой сессии Липецкого областного Совета народных депутатов XVI созыва от 21 марта 1979 года Медведева Валентина Степановна была утверждена заведующей отделом записи актов гражданского состояния (ЗАГС) облисполкома.

Решением исполкома Липецкого областного Совета народных депутатов от 6 марта 1980 г. № 135 Медведева Валентина Степановна освобождена от обязанностей заведующей отделом ЗАГС облисполкома в связи с переводом на другую работу.

Решением первой сессии Липецкого областного Совета народных депутатов XVII созыва от 7 марта 1980 г. заведующим отделом ЗАГС облисполкома утвержден Жаврид Михаил Андреевич.

Решением исполкома Липецкого областного Совета народных депутатов от 28.08.1985 года № 483 назначить Чекмачеву Раису Федоровну заведующей отделом ЗАГС облисполкома.

Решением третьей сессии Липецкого областного Совета народных депутатов XIX созыва от 25 сентября 1985 г. Жаврид Михаил Андреевич освобожден от обязанностей заведующего отделом ЗАГС облисполкома.

Решением третьей сессии Липецкого областного Совета народных депутатов XIX созыва от 25 сентября 1985 г. была утверждена заведующей отделом ЗАГС облисполкома Чекмачева Раиса Федоровна.

В соответствии с Указом Президента РСФСР от 22 августа 1991 г. № 75 «О некоторых вопросах исполнительной власти» постановлением главы администрации Липецкой области от 02 января 1992 года № 2 образован отдел ЗАГС администрации области. Заведующей отделом была назначена Чекмачева Раиса Федоровна.

Распоряжением главы администрации Липецкой области от 26 мая 2000 г. № 778-р «О реорганизации управлений администрации области» отдел ЗАГС преобразован в управление ЗАГС администрации области с правом юридического лица.

Распоряжением главы администрации Липецкой области от 27 июля 2000 г. начальником управления была назначена Чекмачева Раиса Федоровна.

Распоряжением главы администрации Липецкой области от 21 сентября 2000 г. № 1365-р утверждено Положение об управлении записи актов гражданского состояния администрации Липецкой области.

В соответствии с постановлением главы администрации Липецкой области от 23 декабря 2008 г. № 344 «О структуре исполнительных органов государственной власти Липецкой области» создано управление ЗАГС и архивов Липецкой области.

Распоряжением администрации Липецкой области от 31 декабря 2008 г. № 215-рл «О кадрах» на должность начальника управления ЗАГС и архивов Липецкой области назначена Чекмачева Раиса Федоровна.

Распоряжением администрации Липецкой области от 21 февраля 2017 года № 95-рл исполнение обязанностей начальника управления ЗАГС и архивов Липецкой области возложено на Королеву Светлану Александровну.