25.07.2015 года управлением ЗАГС и архивов Липецкой области на базе Грязинского отдела ЗАГС проводился выездной семинар-совещание руководителей отделов ЗАГС муниципальных образований и городских округов.

Цель семинара – подведение итогов работы органов ЗАГС за первое полугодие 2015 года.

Рекомендации управления ЗАГС и архивов Липецкой области по итогам совещания «О работе органов ЗАГС Липецкой области за первое полугодие 2015 года и задачах на второе полугодие 2015 года».

Деятельность управления ЗАГС и архивов Липецкой области, органов ЗАГС Липецкой области направлена на осуществление переданных полномочий Российской Федерации по государственной регистрации актов гражданского состояния.

За 6 месяцев 2015 года работа органов ЗАГС по реализации государственной политики в сфере регистрации актов гражданского состояния на территории Липецкой области была направлена, в первую очередь, на обеспечение своевременной, квалифицированной государственной регистрации актов гражданского состояния, соблюдение законности в деятельности органов ЗАГС Липецкой области в целях охраны имущественных и личных неимущественных прав граждан, а также в интересах государства, создание условий для предоставления гражданам государственных услуг надлежащего качества.

В соответствии с законом Липецкой области от 04.05.2000 г. № 88-ОЗ «Об органах записи актов гражданского состояния Липецкой области и наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по образованию и деятельности органов записи актов гражданского состояния и государственной регистрации актов гражданского состояния» государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Липецкой области осуществляют управление и отделы ЗАГС городских округов Липецка и Ельца и 18 муниципальных районов области.

За 6 месяцев 2015 года органами ЗАГС Липецкой области зарегистрировано 22432 акта гражданского состояния, из них: о рождении - 6,5 тыс., о смерти - 9 400, о заключении брака - 3198, о расторжении брака - 2344, в том числе по решению суда – 1915, об установлении отцовства - 764, об усыновлении (удочерении) – 45, о перемене имени - 184.

Специалистами органов ЗАГС области совершено более 31 тыс. юридически значимых действий, в том числе выдано свыше 7 тыс. повторных свидетельств, около 24 тыс. справок о государственной регистрации актов гражданского состояния, а также извещений об отсутствии записей актов гражданского состояния, рассмотрено более 1000 заявлений о внесении исправлений, изменений в актовые записи.

Внесено 11835 исправлений в актовые записи, из них: исполнено извещений о внесении исправлений в связи с установлением отцовства, усыновлением, переменой имени -1483, дооформлено в связи с расторжением браков – 2135, исполнено заключений о внесении исправлений в актовые записи 1003, аннулировано – 14.

В первом полугодии текущего года органами ЗАГС Липецкой области при осуществлении международной правовой помощи в части регистрации актов гражданского состояния исполнено 793 запроса (поручения), из них 224 через областное управление. В ходе рассмотрения документов управлением выявлены часто повторяющиеся ошибки, допускаемые при оформлении документов международного правового характера Измалковским, Лебедянским, Липецким, Становлянским, Тербунским, Хлевенским, Советским отделами ЗАГС, а именно:

- отсутствие оттисков гербовых печатей органов ЗАГС на запросах (поручениях) об оказании правовой помощи по истребованию с территории иностранных государств документов об актах гражданского состояния, что предусмотрено действующими международными договорами;

- неверная ссылка на международный правовой акт, по которому происходит сношение между Российской Федерацией и иностранными государствами;

- отсутствие точных сведений о районе (городе) республики в котором была произведена регистрация акта гражданского состояния;

- отсутствие документов, подтверждающих родство;

- отсутствие копий квитанций об уплате государственной пошлины.

Руководителям органов ЗАГС области следует учесть типичные нарушения, допущенные при заполнении документов при оказании международной правовой помощи в первом полугодии 2015 года.

Начиная с 2008 года, органы ЗАГС работают на программном обеспечении ООО «ИНТАРКОМ ПЛЮС» - КСАО «ЗАГС», которая включает в себя систему информационного накопления и хранения данных о государственной регистрации актов гражданского состояния: «рождение», «смерть», «регистрация брака», «расторжение брака», «усыновление (удочерение)», «установление отцовства», «перемена имени», систему поиска, обработки и выдачи по запросам физических и юридических лиц свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, справок, извещений и другой различной информации в согласованных форматах заинтересованным организациям.

В данный программный продукт его разработчиками (ООО «ИНТАРКОМ ПЛЮС») вносятся обновления в соответствии с изменениями в законодательстве РФ, а также внедряются новые технологии и решения в соответствии с запросами органов ЗАГС.

Осуществляется оказание услуг в электронном виде как через ЕПГУ (Портал государственных услуг Российской Федерации «https://www.gosuslugi.ru/»), так и через Веб-интерфейс регионального портала государственных услуг управления ЗАГС и архивов Липецкой области по адресу «http://uslugi48.ru/». На отчетный период организована полноценная подача заявок на государственную регистрацию всех видов актов гражданского состояния в электронной форме: рождение, смерть, заключение и расторжение брака, установление отцовства, усыновление (удочерение), регистрация смерти, а также заявления на выдачу повторных документов и на внесение исправлений, изменений в записи актов гражданского состояния в электронном виде, проставление штампа Апостиль, восстановление и аннулирование записи акта гражданского состояния, международное истребование документов по регистрации актов гражданского состояния.

Количество заявок, поданных через региональный портал государственных услуг управления ЗАГС и архивов Липецкой области на государственную регистрацию актов гражданского состояния в электронном виде год от года растет. С начала функционирования портала по оказанию услуг в электронном виде в 2012 году в органы ЗАГС поступило всего 50 заявок, за 2013 год 625, в 2014 году через портал подано 1427 заявок, за первое полугодие 2015 года подано 499 заявок, что на 100 заявок больше, чем за первое полугодие 2014 г.

В настоящее время заявители активно используют электронную почту и информацию, доступную на Вэб-сайте управления ЗАГС и архивов Липецкой области «xn---48-5cdbme4an3fiu7a.xn--p1ai», для получения повторных справок, свидетельств по государственной регистрации актов гражданского состояния и других документов. За первое полугодие 2015 года средствами электронной почты было получено 1226 обращений, что на 105 обращений больше, чем в первом полугодии 2014 года (1121 обращений).

Управление ЗАГС и архивов Липецкой области в соответствии с заключенными соглашениями обеспечивает необходимой информацией все государственные органы и, в первую очередь, органы власти, Липецкстат, избирком, налоговые органы, военные комиссариаты, пенсионный фонд, органы социальной защиты населения, органы миграционной службы, медицинского страхования и другие государственные службы. Все сведения передаются в электронном виде, в установленные сроки, в определенных форматах.

Архив актовых записей Липецкой области на бумажных носителях составляет около 8 миллионов. Существенная работа проведена по переводу актовых записей с бумажных носителей в электронный вид, и в настоящее время электронный архив насчитывает 30 % от общего количества актовых записей на бумажных носителях.

В феврале 2015 года Управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Липецкой области была проведена плановая контрольная выездная проверка деятельности управления ЗАГС и архивов Липецкой области, по результатам которой отмечен высокий уровень организации работы управления по внедрению автоматизированной системы записи актов гражданского состояния, защите информации и созданию условий для безопасности деятельности органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния Липецкой области.

Кроме того, в 2015 году Управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Липецкой области проведены плановые надзорные выездные проверки отделов ЗАГС администраций города Ельца, Грязинского, Добровского, Краснинского и Липецкого муниципальных районов. Предписаний по результатам проверок ни по одному муниципальному образованию не выносилось.

В соответствии с графиком проверок управлением ЗАГС и архивов Липецкой области отделов ЗАГС муниципальных образований на 2015 год были проведены проверки отделов ЗАГС администраций Хлевенского Становлянского и Чаплыгинского муниципальных районов. Нарушений действующего законодательства не выявлено.

В соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом Российской Федерации от 20.04.2015 № 93-ФЗ в Федеральный закон Российской Федерации от 01.12.2014 № 384-ФЗ «О федеральном бюджете на 2015 год и на плановый период 2016 и 2017 годов», финансирование органов ЗАГС Липецкой области в 2015 году значительно уменьшено, что влияет на осуществление государственных полномочий.

В связи с этим возникает необходимость дополнительного выделения средств из областного бюджета в 2015 году.

Деятельность органов государственной власти должна быть направлена непосредственно на повышение качества жизни граждан. Для органов ЗАГС Липецкой области – это, прежде всего, совершенствование организации государственной регистрации записи актов гражданского состояния, повышение эффективности деятельности органов ЗАГС Липецкой области.

Для достижения этих целей необходимо решение следующих задач:

1. Создание условий для обеспечения установленного порядка государственной регистрации актов гражданского состояния при условии неукоснительного соблюдения действующего законодательства в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния в целях охраны законных прав и интересов граждан, а также интересов государства.

2. Реализация областных мероприятий, направленных на пропаганду семейных ценностей среди населения Липецкой области, повышение престижа семьи, а также мероприятий в рамках Концепции государственной семейной политики в Российской Федерации на период до 2025 года.

3. Совершенствование системы государственного управления, включая:

- повышение качества предоставляемых государственных услуг с использованием информационно-коммуникационных технологий, в связи с чем продолжить работу по предоставлению государственных услуг в электронном виде с использованием единого государственного портала государственных услуг, портала «Услуги – 48.ru», сайта управления ЗАГС и архивов Липецкой области, по электронной почте;

- организация предоставления государственных услуг с участием многофункциональных центров предоставления государственных услуг, созданных в Липецкой области;

- четкий информационный обмен между структурами, участвующими в оказании государственных услуг.

4. Совершенствование системы профессиональной подготовки руководителей и специалистов органов ЗАГС.

5. Создание и обеспечение сохранности архивного фонда записей актов гражданского состояния и своевременную передачу архива актовых записей на хранение в Государственный архив Липецкой области.

6. Ускорение работы по переводу актовых записей в электронный вид, тем самым способствуя формированию электронного архива актовых записей.

7. Руководителям отделов ЗАГС муниципальных образований в соответствии требованиями действующего законодательства обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления информацией по государственной регистрации актов гражданского состояния в установленные сроки и в полном объеме на электронных носителях по защищенной сети VIP-NET или бумажных носителях.

8. Руководителям отделов ЗАГС продолжить работу по улучшению материально-технического оснащения органов ЗАГС в соответствии с требованиями, вытекающими из Федеральных законов по приему и обслуживанию граждан в современных условиях.

9. Просить глав администраций муниципальных районов и городских округов Липецкой области о введении в отделах ЗАГС администраций муниципальных районов и городских округов должности штатного психолога для проведения тренингов до регистрации брака «Для чего и как сохранить семью», а также при возникновении проблем для выяснения глубинных причин разногласий и конфликтов, приводящих супругов к желанию расторгнуть брак.